Hét visitekaartje van uw organisatie: een efficiënt aanmeldingsproces

De afgelopen jaren zijn vanuit verschillende hoeken steeds meer eisen gesteld aan de zorgadministratie. Als zorgaanbieder wilt u dat de cliënt zich centraal gezet voelt. Het is aan u om het zorgadministratieve proces zo in te richten. Kortom, hoe zorgt u, als zorginstelling, ervoor dat u alle benodigde informatie efficiënt verzamelt, vastlegt én voldoet aan de wet- en regelgeving, zonder de klantvriendelijkheid uit het oog te verliezen?     

Klantvriendelijkheid

Cliëntadviseur, zorgconsulent en accountmanager zijn enkele benamingen voor functies die cliënten begeleiden tijdens het aanmeldingsproces. Een persoonlijke benadering en efficiënt aanmeldingsproces zorgen dat de potentiële cliënt zich welkom voelt. De cliënt en/of vertegenwoordiger zijn zoekende naar zorg die het beste aansluit. Om als zorgaanbieder een passend aanbod te kunnen doen, is het van belang een zo volledig mogelijk beeld te hebben van de wensen en behoeften van de cliënt.

De informatie die nodig is om een geschikt zorgaanbod te kunnen doen, is vaak niet direct beschikbaar. Voor de cliëntadviseur is een grote rol weggelegd om informatie te verzamelen tijdens het kennismakingsgesprek. Een aantal tips waar u op kunt letten voor een klantvriendelijke én efficiënte eerste kennismaking:

  • Cliënt voelt zich gehoord en centraal gezet
  • Schrijf kort de wens en huidige situatie van de cliënt op
  • Vraag of er een indicatie aanwezig is
  • Noteer contactgegevens zoals de naam van de cliënt, leeftijd, contactgegevens en eventueel wettelijk vertegenwoordiger op het aanmeldingsformulier
  • Maak een afspraak voor een intakegesprek
  • Noteer eventueel iets over vakanties/ hobby’s.

 

Efficiëntie en wet- & regelgeving

Naast de verkregen informatie uit het kennismakingsgesprek kunnen diverse zorgrapportages aanvullende informatie over de cliënt opleveren. De volgende stap is het efficiënt vastleggen van deze gegevens in een elektronisch cliëntsysteem. Veel systemen bevatten mogelijkheden om aan te geven of er nog cliëntgegevens ontbreken. Het is bijvoorbeeld verplicht dat het BSN gecontroleerd en aanwezig is voordat de zorg start. Rondom het gebruik van het BSN en de bijbehorende identiteitsverificatie gelden een aantal regels (zie de website van de rijksoverheid voor meer informatie). Een door ons vaak waargenomen fout is dat de zorgadministratie een kopie van het identiteitsbewijs maakt en in het dossier opslaat. Dit is bij wet verboden. Daarnaast moet uiteraard nagedacht worden over wie gedurende het aanmeldingsproces, op welk moment, inzage heeft in het dossier.

Wanneer een cliënt zich gehoord voelt en de gegevens op klantvriendelijke wijze verzameld en vastgelegd worden, staat de cliënt centraal in het aanmeldingsproces. Door daarnaast aan de wet- en regelgeving te voldoen vermindert het risico op financiële consequenties bij een accountantscontrole.

In de volgende nieuwsbrief zal ingegaan worden op de accountantscontrole/ dossiercontrole.

 

Wist u dat…

Niet-declareerbare productie, zoals uren die gemaakt worden voor cliënten die uiteindelijk niet in zorg komen, vaak (deels) gedeclareerd kunnen worden? Dit geldt ook voor de uren die gemaakt zijn voordat de indicatie ingaat.

 

Kennisbijeenkomst Wegwijz(er): Het proces als richting voor de zorgadministratie

Wilt u uw aanmeldingsproces hét visitekaartje maken van uw organisatie? Kom dan naar de kennisbijeenkomst Wegwijz(er): Het proces als richting voor de zorgadministratie georganiseerd door Cure4.

Meer informatie hierover volgt in onze nieuwsbrief, de website en social media.

Heeft u nog vragen rondom het aanmeldingsproces? Stel ze gerust aan ons!

Yvonne Jorna & Manon van Voskuilen
Consultants Care